مكتب إدارة المشاريع (PMO)

حوكمة واضحة ومنهجية عمل محترفة بمعايير عالمية

طوّرت شركة أرابسك بالتعاون مع شركة AIWP استراتيجية العمل بأسلوب مكتب إدارة المشروعات (PMO)، وأعدّت ما يلزم من الأدلة والإجراءات لتنظيم ومتابعة أعمال المشروعات بمراحلها المختلفة.

وهي بذلك توفر الدعم والثقة والمعرفة لجميع أصحاب العلاقة ومهندسي الشركة، من خلال حوكمة واضحة وتنظيم دقيق للحصول على المخرجات بالجودة والسرعة المنشودة وفي حدود الميزانيات المرصودة لها.

تتبع شركة أرابسك منهجية عمل محترفة لإدارة المشاريع ذات معايير عالمية وبقالب محلي.

خطوات إنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشاريع

مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو وحدة تنظيمية تهدف إلى تحسين إدارة المشاريع والتأكد من توافقها مع أهداف المؤسسة.

١. تحديد الأهداف والرؤية

  • الرؤية: وضع رؤية واضحة لمكتب إدارة المشاريع، مثل تحسين تنسيق المشاريع وزيادة نسبة نجاحها
  • الأهداف: تحديد أهداف محددة مثل تقليل التكاليف أو تحسين جودة نتائج المشاريع

٢. تقييم الوضع الحالي

  • تحليل البيئة: مراجعة الأداء الحالي للمشاريع والعمليات المستخدمة
  • تحديد الفجوات: التعرف على المجالات التي تحتاج إلى تحسين، مثل نقص المهارات أو عدم وضوح العمليات

٣. تصميم الهيكل التنظيمي

  • اختيار النموذج: تحديد نوع PMO (استشاري، دعم، أو تحكم) بناءً على احتياجات المؤسسة
  • توزيع الأدوار: وضع هيكل تنظيمي يحدد الأدوار والمسؤوليات داخل المكتب

٤. تطوير العمليات والأدوات

  • العمليات: إنشاء عمليات موحدة لإدارة المشاريع تشمل التخطيط والتنفيذ والمراقبة
  • الأدوات: اختيار أدوات إدارة المشاريع المناسبة لدعم العمليات

٥. بناء الفريق

  • التوظيف: اختيار الأشخاص ذوي الخبرة والمهارات المناسبة
  • التدريب: تقديم برامج تدريبية لتعزيز مهارات الفريق في إدارة المشاريع

٦. تنفيذ المكتب

  • إطلاق PMO: بدء العمل بشكل رسمي وتوضيح دوره لجميع المعنيين
  • تطبيق العمليات: البدء في استخدام العمليات والأدوات المحددة مع المشاريع الحالية

٧. مراقبة الأداء

  • تقييم الأداء: استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمراقبة تقدم المشاريع
  • التغذية الراجعة: جمع الملاحظات من الفرق والمستفيدين لتحديد مناطق التحسين

٨. التحسين المستمر

  • تحديث العمليات: مراجعة العمليات بناءً على التغذية الراجعة وأفضل الممارسات
  • توسيع نطاق المكتب: النظر في إضافة مهام جديدة أو توسيع نطاق العمل ليشمل مشاريع جديدة

٩. التواصل

  • قنوات التواصل: إنشاء قنوات تواصل فعالة مع الفرق والمستفيدين
  • تقارير دورية: تقديم تقارير منتظمة عن حالة المشاريع والأداء العام